Кейтеринг на природе,
или как провести корпоративное барбекю

На дворе стоит жаркое лето — традиционная пора для организации корпоративных выездных праздников.

Каждая компания за годы своего существования уже имеет собственные представления о том, как проводить подобные мероприятия. Однако тем, кто собирается сделать это впервые или еще не совсем точно знает, чего именно хочет, мы расскажем о самой, пожалуй, лучшей альтернативе традиционным банкетам и фуршетам — барбекю на свежем воздухе.

Из Америки в Россию с любовью…

Модное сегодня слово «барбекю» на самом деле означает не что иное, как приготовление пищи на углях под открытым небом. Оно пришло к нам из Соединенных Штатов, где барбекю считается национальной традицией и чуть ли не видом спорта. От всех известных шашлыков этот способ отличается лишь тем, что продукты выкладывают на металлическую решетку, установленную над открытым очагом. Основным блюдом может быть не только мясо (говядина, свинина, баранина), но и рыба, птица и масса других продуктов. В России сегодня барбекю является одним из самых популярных видов корпоративных праздников. Причин тому несколько: во-первых, это возможность побыть на свежем воздухе, пообщаться в более раскованной и неформальной обстановке, а также вкусно поесть. Поводом для организации барбекю может быть что угодно, начиная от внутрикорпоративного торжества и заканчивая приездом партнеров, которым можно показать не только красоту наших мест, но и с выгодной стороны продемонстрировать широту и традиции русского гостеприимства.

Как организовать?

Итак, принято решение организовать барбекю. И тут же возникают два вопроса: заниматься подготовкой к этому мероприятию самостоятельно или поручить все кейтеринговой компании.

Первый вариант подразумевает, что все, включая размещение людей, доставку и приготовление блюд, развлечения, транспорт и даже контроль погодных условий, придется взять на себя. Это имеет смысл в том случае, если число приглашенных невелико и предпочтения ограничиваются общением в узком кругу и хлопотами у гриля. Но если нет желания, чтобы гости блуждали по лесу в поисках места барбекю, размещались на пеньках, добывали себе еду и разбредались по территории в надежде развлечься, прямая дорога в event-компанию.

В задачу профессиональных event-компаний, как правило, входит не только приготовление пищи и ее доставка, но и полная организация мероприятия. При выборе фирмы следует учесть несколько факторов. Если главное — это праздничный стол, то разумнее возложить все хлопоты на ресторан выездного обслуживания или специализированную кейтеринговую компанию. Если важнее концертная программа, то следует остановить выбор на компании, специализирующейся на развлечениях и концертах. Если же в планах то и другое, тогда нужна компания, которая совмещает все эти виды деятельности.

Как правило, обращаться к специалистам-организаторам надо не меньше чем за две недели до предполагаемого мероприятия (а лучше еще раньше). Необходимо учесть все: дату, место и время его проведения, обстановку, социальную и профессиональную тематику своего предприятия, количество гостей, их возраст и вкусы. После чего будет составлен детальный план с указанием подробного меню, перечня необходимого оборудования, а также количества персонала для обслуживания гостей. После этого будет рассчитан бюджет и оговорены сроки подготовки праздника. Как правило, это может занять от одного до двух дней до назначенной даты (если требуется установка тентов или специальное декорирование). Минимальная сумма заказа — от 2500 долларов США. В эту цену входит организация барбекю на 30–35 человек, ведущий и музыка.

Еще одно преимущество взаимодействия с event-компаниями в том, что последние берут на себя поиски площадки для отдыха, вопросы аренды, а также согласование с экологическими, санитарными, пожарными и другими контролирующими службами. Останется только высказать пожелания о месте, где бы хотелось все устроить — на речке, полянке, в лесу или в городском парке. Еще один плюс сотрудничества — защита от сюрпризов погоды, ведь нет ничего ужаснее, если барбекю испортит дождик или холодный ветер. На случай таких неожиданностей event-агентства предложат обогреватели, навесы, тенты и массу других приспособлений для защиты настроения и гостей.

Едем или плывем?

Добраться до места, где состоится барбекю, можно несколькими способами: на машинах, автобусах или теплоходе. Первый вариант оптимален, если гости будут прибывать самостоятельно. Но если организация барбекю предусматривает доставку большинства присутствующих, то здесь необходимо подумать об автобусах или теплоходе. Как правило, аренда автобусов почасовая, поэтому чтобы не терять время в пробках, необходимо заранее определить маршрут следования, а если последний будет пролегать там, где это запрещено, договориться с ГАИ. В среднем стоимость аренды одного автобуса — от 25 до 45 долларов США в час.

Аренда теплохода летом популярна как никогда: действительно, что может быть чудеснее в жаркий, солнечный день, чем плыть по реке, любуясь живописными окрестностями? Однако нужно помнить, что в связи с большим количеством заявок теплоход стоит заказать заранее, не менее чем за три-четыре недели до намечаемой даты барбекю. Цена аренды может колебаться от 250 до 400 долларов США в час в зависимости от владельца и марки теплохода.

Кушаем с удовольствием

Меню барбекю — вопрос отдельный. Здесь придется серьезно задуматься о предпочтениях гостей. Кто-то любит мясо, кто-то — рыбу, кто-то вегетарианец, кто-то бережет фигуру, а кому-то противопоказана жирная пища и требуются специальные диетические блюда. Все это стоит обговорить с кейтеринговой компанией. Еда должна привлекать вкусом, запахом, цветом и видом. Как уже говорилось, основой барбекю могут быть как традиционные порции говядины, баранины или свинины, так и запеченный целиком поросенок или бычок, рыба, овощи, картофель в фольге, кукуруза и многое другое. Разнообразием салатов гостей лучше не перегружать — в качестве закуски целесообразнее предложить ассорти из канапе, маленькие бутербродики, оригинально оформленные овощи и фрукты, а также всевозможную нарезку. Ассортимент напитков неограничен: вода, соки, алкоголь — все, что нравится присутствующим. Чтобы не ошибиться в выборе, можно провести в компании небольшой опрос с целью выяснить вкусовые пристрастия сотрудников. В среднем барбекю на одного человека обойдется в сумму от 40 до 100 долларов США (включая аренду столов, стульев, посуду и обслуживание официантом). Такая разница в стоимости обусловлена продолжительностью мероприятия: расчет прост — чем дольше человек находится на природе, тем больше он сможет съесть. Наличие тентов также повышает цену примерно на 15–20 долларов США, а если тент с полом, то на все 25–30 долларов США.

Веселимся от души!

Чтобы гости не начали скучать сразу после застолья, следует обсудить возможность организации увеселительной программы. Вариантов множество: от традиционных конкурсов, викторин, спортивных игр и соревнований своими силами до выступлений приглашенных артистов, певцов, фокусников, танцоров и т. п. И в первом, и во втором случае не помешает конферансье-ведущий, который будет «связывать» номера и концентрировать внимание зрителей и участников.

Профессиональный ведущий, как правило, имеет большой опыт общения с людьми, а также собственную программу, которая учитывает мнения всех присутствующих. Кому-то захочется посидеть в теньке и понаблюдать за происходящим, кто-то будет активно участвовать — главное, будет всеобщая заинтересованность в действиях и гарантия, что никто не разбредется по углам ради небольших междусобойчиков. Услуги ведущего стоят от 250 до 400 долларов США за 5–6 часов работы.

Салют? Нет, фейерверк!

Что может быть приятнее, чем завершить барбекю красочным фейерверком? Ощущение чуда и праздника при виде взрывающихся в воздухе разноцветных огней живет в душе каждого из нас вне зависимости от возраста. Сегодня вниманию собравшихся могут быть представлены любые виды салютов и фейерверков, стоит только захотеть. При их выборе также нелишне принять во внимание и продолжительность светового дня. Если не планируется затягивать барбекю до темноты, можно заказать спецэффекты, которые хорошо видны при дневном свете.

Однако обеспечить безопасность огненного шоу, а также сделать его неповторимым и надолго запоминающимся могут только профессионалы. Сегодня существует большое количество ограничений на пиротехнику в зависимости от времени и места ее использования. Потребуется взять разрешение, а также пригласить человека, ответственного за эту часть развлечений. Фейерверк реально приобрести и за 350 долларов США, однако цена наиболее зрелищных шоу превышает 1000 долларов.

Фотографии на память

Такие события не должны проходить бесследно — нужно заранее позаботиться о фотографе, который запечатлеет праздник. Это могут быть как мгновенные фото с неожиданными моментами, так и цифровые с самыми запоминающимися и яркими минутами барбекю. Наверняка большинство предпочтут иметь у себя такие снимки, так что стоит подумать о том, чтобы в дальнейшем их получили все желающие. Также их можно разместить на интернет-странице компании, в ее фирменных буклетах, в офисе — это придаст фирме особый имидж и статус.

На заметку…

Перед барбекю необходимо побеспокоиться о безопасности гостей — обязательно взять лекарства для первой помощи в случае непредвиденных травм, аллергических реакций на растения, укусы насекомых или пищу. Если на празднике собираются больше 100 человек, самым оптимальным решением будет дежурство машины скорой помощи.

Автор материала: Ирина Бурмистрова
http://patlah.ru

© "Бизнес-Энциклопедия" Патлах В.В. 2005-2010 гг.